Gdy zmiana biura rachunkowego ma miejsce z początkiem roku obrotowego, przeważnie nie jest uważana za skomplikowaną. Przedsiębiorca pośredniczy w przekazaniu dokumentów nowej firmie, ta zaś może bez większych trudności realizować swoje zadania. Co więcej, sprawozdanie finansowe za poprzedni rok jest opracowywane przez dotychczasowe biuro, również ta kwestia nie jest więc uważana za kontrowersyjną. Niestety, nie zawsze mamy do czynienia z sytuacją, w której można powiedzieć, że nowy podmiot zaczyna prowadzenie ksiąg mogąc pochwalić się czystą kartą. Jak postępować w takiej sytuacji? Okazuje się, że wcale nie jest to trudne, choć wymaga nieco większego zaangażowania.
Nowa księgowość w starym roku obrotowym
Choć nowa księgowość w starym roku obrotowym stawia przed ekspertami pewne wyzwania, trudno nie zgodzić się z tym, że przedsiębiorca jest osobą bezsprzecznie zyskującą na takim rozwiązaniu. Nie musi obawiać się o ciągłość pomiędzy starym i nowym rokiem obrotowym, a tym samym nie musi obawiać się również tego, że sam będzie uczestniczył w rozwiązywaniu problemów, na których się nie zna. Okazuje się zresztą, że także nowe biuro rachunkowe nie może mówić w takiej sytuacji o stratach. Ma przecież czas na wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości, a tym samym jego pracownikom łatwiej jest ustalić system księgowań obowiązujący w kolejnym roku. Jedyne na co warto zwrócić uwagę, to dokonanie zmiany już po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a tym samym również po złożeniu deklaracji. Nie trzeba też przypominać o tym, jak ważne jest branie pod uwagę okresu wypowiedzenia.
Po pierwsze – bazy danych i ich specyfika
Pierwszym naprawdę dużym wyzwaniem, przed którym staje nowa firma świadcząca usługi księgowe, jest przeniesienie danych dotyczących minionych miesięcy danego roku obrotowego. Przeważnie tak dotychczasowe, jak i nowe biuro księgowe nie wykonują już prac na dokumentach samodzielnie, ale przy pomocy programów finansowo-księgowych. Przekazanie baz danych najprostsze jest wtedy, gdy obie firmy korzystają z tego samego programu. Nietrudno się jednak domyślić, że nawet różnice między nimi nie są już dziś powodem do zmartwień. Biura rachunkowe współpracują z informatykami, którzy są w stanie szybko uporać się z tego rodzaju problemem.
Po drugie – właściwie ukształtowane zapisy umowy
Inną kwestią zasługującą na podkreślenie jest ukształtowanie zapisów umowy w taki sposób, aby możliwie jak najprecyzyjniej określić harmonogram pierwszych prac. Jeśli biuro jest zmieniane w ciągu roku dochodowego należy już na etapie tworzenia umowy określić nie tylko to, w jaki sposób będą przekazywane dane, ale i to, jak będzie przebiegało wykonywanie korekt rozliczeniowych, gdy okaże się, że będą one koniecznością w odniesieniu do poprzednich okresów. Szczególnie ważne są te, które odnoszą się do VAT i podatku dochodowego.
Po trzecie – reprezentowanie
Co do zasady, umowa zawarta z nowym biurem rachunkowym wchodzi w życie w dniu następującym po terminie wygaśnięcia poprzedniej umowy. Zwykle od tego też dnia nowy podmiot jest upoważniony do tego, aby reprezentować swojego klienta przed organami skarbowymi. Tu warto podkreślić rolę, jaką ma aktualizacja danych znajdujących się w ewidencjach. Powinna być ona dokonana możliwie jak najszybciej, choć nawet jej brak nie uniemożliwia wywiązywania się z obowiązku reprezentowania.
Po czwarte – kwestie porządkowe
Przedsiębiorca, który kończy współpracę z biurem rachunkowym, koncentruje się przede wszystkim na przejęciu dokumentacji mającej formę papierową. Nie jest to jednak jedyne zadanie, jakie na niego czeka. Uporządkowanie papierów wymaga także przejęcia zapisów w księgach rachunkowych, a przede wszystkim – całości dokumentacji elektronicznej. Te ostatnie mają dziś szczególnie duże znaczenie, bo właśnie taką formę ma zdecydowana większość dokumentacji. Biuro rachunkowe jest zresztą obowiązane wydać nie tylko wydruki, ale również bazy elektroniczne tak, aby możliwości byłego klienta nie ograniczały się do otworzenia dokumentów bez ich wykorzystywania. Wiele biur rachunkowych chętnie pośredniczy w tym procesie kontaktując się ze swoimi poprzednikami.
Artykuł został przygotowany przez firmę Tax Bonus specjalizującej się w obsłudze księgowej przedsiębiorstw.
